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英語ビジネスメールの書き方が分からない、という人は意外と多いのではないでしょうか。
件名はどうするのが正解？メールの書き出しや結びは何と書くべき？なんて疑問はもちろんのこと、プロフェッショナルで間違いのない言葉遣いや、読み手があなたの言いたいことを理解できるかどうかなど、さまざまなことを考慮する必要がありますよね。
このように一見ハードルの高い英語ビジネスメール作成ですが、ある程度のポイントやコツをおさえさえすれば実はそんなに恐れるべきものではありません。
本記事では、プロフェッショナルなメールをより簡単に、自信を持って書くための6つのコツを例文とともに紹介します。これを読んで、早速あなたの英語ビジネスメールをブラッシュアップしましょう！
英語ビジネスメール作成の6つのポイントとコツ
1. 件名 ： シンプルで分かりやすくする
メールの受信者が最初に目にする件名は、常に明確である必要があります。
相談や依頼、お知らせや資料の送付など、何についてのメールなのかが一目で推測できる件名をつけるようにしましょう。
また、あまりにシンプルだったり、長すぎる件名はNGです。単語数にして、3語以上6語以内に収めるよう心がけましょう。そのためにも、”Request for…” (依頼) や”Inquiry about…” (問合せ) のように、重要な情報や単語を先頭に配置するのも効果的です。
✖ NG例
“Zoom call”
✔ OK例
“Points to discuss in tomorrow’s Zoom call”
2. 冒頭：メールした目的をはっきりと記載する
忙しいビジネスパーソンは、一通のメールを読むのに多くの時間は費やせません。そのため、どんな目的でメールをしたのかが相手にはっきりと伝わるようにしましょう。
“I am writing to you about…”や”I wanted to let you know that…”、”I’d like to inform you that…”のような定型文を使って、メールを書いた目的や理由を本文冒頭で示すのは、ネイティブがよく使う手法です。
✖ NG例
“I hope this email finds you well. This quarter has felt so long, hasn’t it? I’m glad it’s almost over. Anyway, I just wanted to reach out because I thought you’d like to know that we went over the proposals and it looks like I have some news you might be interested in hearing.”
✔ OK例
“I’m writing to let you know that your project proposal has been approved.”
3. 構成 ： 読みやすくなる工夫をする
相手に最後まで読んでもらうには、読みやすいメールにする必要があります。文章全体を短くしたり、段落を使うなど、メールを読みやすくする工夫をしてみましょう。
以下のNG例のように、伝えたいことが複数ある場合には文章をだらだら書くのではなく、OK例のように箇条書きでリストを作成するのが効果的です。
✖ NG例
“The upcoming conference in Toronto will be held over the course of three days, from March 16 to 18. We need to make sure everyone is available to help at the beginning of the conference to set up as well as take everything down at the end of the third day. I’m also expecting all team members to be involved in product demonstrations.”
✔ OK例
“The conference in Toronto is taking place from March 16 to 18. Everyone will be expected to:
– Help set up on Day 1
– Help take everything down on Day 3
– Do product demonstrations”
4. 行動喚起 ： 依頼や要求ははっきりと！
読み手に何らかの対応を期待する際には、はっきりとした行動喚起（call to action）を行いましょう。
例えば、「〇月〇日までに返信してほしい」「今度の会議のために報告書を作成してほしい」など、読み手に何らかの行動をとってもらう必要がある場合には、それを明確に伝えることが必要です。”Please…”や”Could you…?”などのフレーズを用いて、相手にどんな行動を期待するかをはっきり伝えましょう。
✖ NG例
“Thanks for your time!”
✔ OK例
“Can you please get back to me by Friday with the updated data for the report?”
5. 丁寧・誠実さ ： 相手を敬う表現を心がける
人から受け取ったメールが無礼に思えたことはありませんか？
送信者が意図的にそうしていなかったとしても、無礼な言い方は「一緒に仕事をしたくない」「助けてあげたくない」と人に感じさせるものです。
そう感じさせないためにも、最初の一文から結びの言葉まで、プロフェッショナルで相手を敬う言葉遣いを心がけましょう。
例えば、ビジネスメールでは、助動詞の過去形”would”や”could”を使って丁寧さを表現することがよくあります。その他にも、クッション言葉を使って直接的表現を避けるのも効果的です。”I’m afraid that…” (恐れ入りますが) や “if you don’t mind me asking, …”(差し支えなければ) など相手を不快にさせない定型フレーズをいくつか覚えておくと良いでしょう。
✖ NG例
“I need you to send me the spreadsheet immediately.”
✔ OK例
“I would appreciate it if you would send me the spreadsheet as soon as you get a chance so we can stay on schedule.”
6. 最終チェック ： 文法や誤字脱字に注意
英語学習者であろうと、ネイティブスピーカーであろうと、間違いは起こるもの。メールを送る前に誤字脱字や文法的な間違いなどの最終チェックを行いましょう。
もし自分一人で文法や単語の間違いに気付ける自信がない人は、Grammarlyのような文法チェックツールを使ってみましょう。適切な単語や文章の言い回しを提案してくれますよ。最後には、翻訳ツールを使って日本語訳した際の英文が不明瞭でないかまで確認するとバッチリです。
✖ NG例
“I’m worried were going to loose this client; we really need there business.”
✔ OK例
“I’m worried we’re going to lose this client; we really need their business.”
自信を持ってビジネスメールを書こう
いかがでしたか？
プロフェッショナルな英語ビジネスメールを作成できるようになることは、グローバルビジネスの世界では重要なことです。今回ご紹介した6つのコツを参考に、あなたの英語ビジネスメールスキルを向上させましょう。
Gabby Academyでは、英語ビジネススキルはもちろんのこと、英語ネイティブが日常的に使うフレーズや単語を脳科学的アプローチに基づくトレーニングで自然に習得し、英語ネイティブコーチ伴走のもとそれらを自然に使いこなせるようにしていきます。
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