オフィスで電話がかかってきて何気なく電話に出たら、電話口の相手が外国人で、慌ててしまった経験はありませんか？

海外の取引先に電話をかけなければならないけれど、何を言えばいいか分からなくて憂うつになっている方もいるかもしれませんね。

そこでこの記事では、ビジネスシーンでの英語の電話対応に苦手意識を持っている方に向けて、電話対応にすぐ使える定番フレーズを厳選して紹介します。

ぜひ明日からの電話対応に役立ててください。

電話を受ける時の流れと定番フレーズ

英語で電話を受けることに慣れていない方は、次に挙げる一連の流れを押さえておきましょう。

①確認のために自社名を告げる
②自分の名前を伝える
③用件を聞く
④相手の社名と名前を聞く
⑤担当者に取り次ぐ

最低限これだけ押さえておけば、後から聞かれて「誰からどんな電話が来たか分からない」という事態は防ぐことができます。

確認のために自社名を告げる

ビジネスシーンの英語での電話対応で自社名を告げるには、以下の表現が使えます。

Thank you for calling Gabby Corporation.
お電話ありがとうございます、ギャビー社です。

あるいは、以下のように簡略的に言っても問題ありません。

Hello, Gabby Corporation.
こんにちは、こちらはギャビー社です。

「Hello」の部分は、時間に応じて「Good morning, …」「Good afternoon, …」などと言い換えてください。

自分の名前を伝える

英語のビジネスシーンでも、電話応対の時は、電話口の相手である自分の名前を伝えます。
ただ、自己紹介の場のように「My name is～.」「I’m～」というのは少し不自然です。
電話応対の時は、以下のような表現を使います。

This is Taro Yamada speaking.
山田太郎がお伺いします。

This is Taro Yamada.
こちらは山田太郎です。

日本の電話応対では名字のみを名乗るのが一般的ですが、英語の電話応対ではフルネームを名乗るのが一般的です。

用件を聞く

用件を聞く時には、以下のような表現が使えます。

How can I help you?
ご用件は何でしょうか？

May I help you?
ご用件をお伺いします。

相手は、「〇〇部の△△さんとお話したいんです」などと答えることでしょう。

相手の社名と名前を聞く

電話を取り次ぐ場合、「どこの会社の」「誰からの」電話だったか、取次ぎ先に伝える必要がありますよね。
ここからは、メモを取ることを忘れないようにしましょう。

相手の名前を尋ねる

相手の名前を聞く時は、次のような表現が使えます。

May I have your name, please?
お名前をいただけますか？

May I ask who’s calling, please?
お名前を伺ってもよろしいでしょうか？

もし、相手の言った内容がうまく聞き取れなかったとして、あいまいなままスルーしてしまうのはNGです。

英語のビジネスシーンでは、聞き返すのは恥ずかしいことではありません。むしろ情報をあいまいなままにしておく方が致命的です。

相手の名前を聞き返す時は、以下のような表現を使います。

Could you repeat your name?
もう一度お名前をいただけますか？

また、メモを取る必要があるので、スペリングを聞き返すことも一般的です。

Would you mind spelling your name, please?
お名前のつづりを教えていただけますか？

復唱しながら相手の名前を書き留めるとよいでしょう。

相手の社名を尋ねる

名前を聞いたら、次は会社名について尋ねます。

Can I have your company name, please?
御社名をいただけますか？

Could you tell me the name of your company?
御社名を教えていただけますか？

この時、「please」や「Could you～？」など、丁寧な表現を使うよう心がけましょう。

担当者に取り次ぐ

必要な情報を書き留めたら、担当者に取り次ぎましょう。

シンプルな表現であれば、以下のようなフレーズが使えます。

Just a moment please.
少々お待ちください。

Hold on, please.
少々お待ちください。

もう少し洗練された表現を使いたい場合は、以下のように言うこともできます。

I’ll put you through.
只今電話をおつなぎします。

I’ll transfer you to the person in charge.
担当の者におつなぎします。

担当者が不在の場合

無事に担当者に電話をつなげればこれで終わりなのですが、何らかの理由で担当者が電話に出られないこともありますよね。

そういった時は、以下のように対応しましょう。

担当者が不在であることを伝える

担当者が不在だったり、手が離せない時は、まずそのことを伝えます。

I’m afraid he/she is not available at the moment.
あいにく手が離せないようです。

I’m sorry. He/She is on another line.
申し訳ありませんが、ただいま他の電話に出ております。

I’m afraid he/she is in a meeting right now.
ただいま会議中です。

I’m afraid he/she is out of office right now.
恐れ入りますが、ただいま外出中です。

この時は、「I’m sorry…」や「I’m afraid…」を添えて、おわびの気持ちを表現しましょう。

担当者不在の場合の対応

担当者が不在の場合でも、電話口に出ている自分にできることがあるかもしれませんよね。
以下のような表現が使えます。

Could I take a message?
伝言をお預かりしましょうか？

I’ll tell him/her you called.
お電話があった旨伝えておきます。

Would you like him/her to call you back later?
あとで折り返しさせましょうか？

電話を切る

最後に電話を切る時も、相手に嫌な思いをさせないよう心がけたいものです。
以下のような表現とともに電話を切りましょう。

Is there anything I can help with?
他に何かご用件はおありですか？

I’m sorry I couldn’t help you much.
お役に立てず申し訳ございません。

I hope that helps.
お役に立てたら幸いです。

Thank you for calling.
お電話いただきありがとうございました。

どうしても対応できなかったら……

英語で電話対応する時は、何より「場数を踏む」ことが重要です。
そのため、できる限り自分で対応するよう心がけてほしいのですが、重要な要件で、どうしても自分の手に負えない時は、他の人に代わってもらいましょう。

以下の表現をお守りとして覚えておいてください。

Hold the line, please. I will get someone who speaks English. そのままお待ちください。誰か英語が話せるものに代わります。

I will transfer you to someone who speaks English.
誰か英語が話せる者におつなぎします。

電話をかける時の流れと定番フレーズ

この章では、こちらから海外の取引先に電話をかける際に使える英語表現を紹介します。

自分の名前と社名を名乗る

こちらから電話をかける時は、まず名前と社名を名乗ります。

Hello, this is Taro Yamada of Gabby Corporation.
もしもし、ギャビー社の山田太郎です。

This is Hanako Suzuki from Gabby Corporation.
ギャビー社の鈴木花子です。

用件を伝える

名前と社名を伝えたら、用件を簡潔に伝えましょう。

I’m calling to inquire about an invoice.
請求書の件でお伺いしたくお電話差し上げました。

I’m calling to arrange an appointment.
アポイントの調整をご相談させていただきたいのですが。

I’d like to inquire about your new products.
御社の製品についてお尋ねしたいのですが。

特に覚えておきたいのは「I’m calling to…（～という件でお電話差し上げました）」と「inquire（問い合わせる）」という表現です。使いこなせるようにしましょう。

担当者に取り次いでもらう

用件を簡単に伝えたら、担当者への取次ぎをお願いします。

Is Mr. Mike Smith there?
ケビン・スミスさんはいらっしゃいますか？

I would like to speak to Ms. Brown please.
ブラウンさんとお話したいのですが。

Could I speak to a sales representative?
営業担当者とお話させていただきたいのです。

「Is Mr./Ms. 〇〇 there?（〇〇さんはいらっしゃいますか？）」という表現も十分に通用します。
ただ、余裕があれば、「I would like…please」「Could you～？」など、丁寧な表現を使って、取次ぎをお願いできるとよいでしょう。

担当者が不在の場合

都合よく担当者と話ができればいいのですが、担当者が手が離せなかったり、不在だといわれるかもしれません。
その時は、状況に応じて以下のようにお願いしましょう。

Could I leave a message?
伝言をお願いできますか？

Would you mind asking him to call me back? Let me give you my number.
折り返しお電話をいただくよう伝えていただけますか？私の電話番号をお教えします。

I’ll call back later.
あとでまた掛け直します。

電話を切る

電話を切る時にも一言添えると、先方に好印象を与えることができます。

Thank you for your time. Good bye.
お時間をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。

Thank you for your help. Good bye.
色々とありがとうございました。失礼いたします。

It was nice talking to you. Thank you. Good bye.
お話できてよかったです。失礼いたします。

英語では「失礼いたします」に対する対訳はありません。シンプルに「Good bye.」と言えばOKです。

まとめ

電話応対が上手にできるようになる最も有効な方法は、「場数を踏む」こと、つまりたくさん電話に出てたくさん成功したり、たくさん失敗したりすることです。

ただ、仕事の電話であまり失敗ばかりするわけにはいかないですよね。

そんな時は、オンライン英会話や英語コーチングなどの英語学習サービスを使って、英語話者相手にロールプレイを重ねておくことをおすすめします。

英語コーチングサービス「ギャビーアカデミー」では、日本人コーチとネイティブコーチが二人三脚で英語学習をサポートします。

経験豊富なネイティブコーチは、英語での電話対応について相談するのにうってつけです。

ネイティブ相手にたくさん練習をした上で、実際の電話応対を何度も経験すれば、すぐに「英語での電話応対が怖い」ということはなくなるでしょう。