海外の取引先や支店とのやり取りが必要だったり、外国籍の社員が在籍しているという場合には、避けて通れないのが英語でのビジネスメールではないでしょうか？

日本語であれば簡単に書けるちょっとしたメールも、英語だと「どう書けば失礼にあたらないんだろう？」などと頭を悩ませるものですよね。

しかし、英語でのビジネスメールは、ある程度フォーマットが決まっており、型に当てはめて書けば、それほど難しいものではありません。

この記事では、ビジネスメールで使えるフォーマットと、そのフォーマットに当てはめるべきフレーズを紹介します。
英語でビジネスメールを書く機会がある人や、これから書く予定のある人はぜひ参考にしてください。

ビジネスメールのフォーマット

まずは、ビジネスメールのフォーマットを紹介します。
英語のビジネスメールは、大きく分けて7つのパートで構成されています。
①件名・②宛名・③書き出し・④用件・⑤締めくくり・⑥結びの言葉・⑦自分の所属と名前です。

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①件名
Request for Sending Materials
資料送付のお願い

②宛名
Dear Mr. Timmons,
ティモンズ様

③書き出し
I’m writing to follow up on the Zoom call we had yesterday.
昨日のZoom会議の件でメールさせていただきました

④用件
Would it be possible for you to send me the slides you presented？
プレゼンで使用されたスライドをお送りいただくことは可能でしょうか？

⑤締めくくり
I’m looking forward to hearing from you.
お返事をお待ちしております。

⑥結びの言葉
Best Regards,

⑦自分の所属と名前
Taro Yamada
Gabby Corporation
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それでは、①〜⑦それぞれに当てはめるフレーズを見ていきましょう。

①件名

英語のビジネスメールの件名は、見てすぐに用件が分かるように、具体的な内容で短く済ませましょう。
また、単語の頭は大文字で表記するのが一般的です。ただし、前置詞や冠詞は大文字にしません。

ちなみに、「Inquiry（お問い合わせ）」や「Request（お願い）」など1つの単語で終わらせてしまうと、スパムメールと勘違いされて、そもそも読んでもらえない可能性があります。
目立たせるために「!」を使ったり、すべて大文字で書いたりするのも避けた方が無難です。

それでは、英語のビジネスメールの件名でよく使うフレーズを実際に見ていきましょう。

注文: Order

「注文」についてメールしたい時は「order」を使います。「Order for〜」で始めるとよいでしょう。
具体的には、以下のように使います、

Order for car parts
自動車部品の注文について

Order for laptop #ABC-123
ノートパソコンABC-123の注文について

お願い：Request

最初に挙げたテンプレートでも使いましたが、ビジネスメールで頼みごとをする時は、「request」を使うのが一般的です。
以下のように、「Request for〜」という使い方をします。

Request for Appointment
アポイントメントのお願い

Request for Payment
料金支払いのお願い

見積もり：Estimate・Quotation

ビジネスシーンの連絡事項として欠かせない「見積もり依頼」。
「お願いする」時は「Request」を使いますよね。
「見積もり」は、「Estimate」または「Quotation」を使います。

Request for Estimate
見積もりの依頼

Quotation Request for ABC-999
ABC-999の見積もり依頼

EstimateとQuotationの違いですが、Estimateは変動の余地がある「概算の見積もり」なのに対し、Quotationは「確定した正式な見積もり」というように使い分けます。

問い合わせ：Inquiry

何かについて問い合わせたい時は「Inquiry」という単語を使います。具体的には、以下のようなフレーズで使います。

Inquiry about Your New Product
貴社新商品についてお問い合わせ

Inquiry about Invoice #2345
請求書番号2345に関するお問い合わせ

確認：Confirmation

何かを確認したい時に使う単語は「confirmation」です。「確かめる」という意味の動詞「confirm」の名詞形で、日程など詳しい内容を確認する時に使います。

Confirmation of Meeting Schedule
会議の日程の確認

Order Confirmation on No. A-999（商品名）
A-999の注文確認

このように「order（注文）」などと組み合わせて使うこともできます。

お知らせ：Notification

「お知らせ」は「Notification」を使います。少々長い単語ですが、「notify（知らせる）」の名詞形であり、「note（留意する）」から派生していると考えると把握しやすいかと思います。

「Notification」は次のようなフレーズで使います。

Notification of Company Relocation
会社移転のお知らせ

Notification of Winter Vacation Period
冬季休業期間のお知らせ

招待：Invitation

催し物への招待メールの件名には、「Invitation」を使います。
「招待する」という意味の動詞「invite」の名詞形です。

Invitation to Our Opening Party
創立記念パーティーへのご招待

Invitation to Our 30th Anniversary Party
30周年パーティーへのご招待

お詫び：Apology

ビジネスメールで謝罪をすることもありますよね。
学校では、謝る時に「I’m sorry for〜」という表現を習いましたが、「sorry」には「残念だ」という意味もあるため紛らわしく、ビジネスメールの件名には使いません。

「お詫びします」といいたい時は、以下のような件名を使います。

Apology for Late Reply
お返事が遅れたことのお詫び

Apology for Defective Product
欠陥商品のお詫び

お礼：Thank You…

お礼を言いたい時は、素直に「Thank You…」を使って問題ありません。

Thank You for coming our office
弊社来館の御礼

Thank You for Using Our Service
日頃のご愛顧の御礼

初めまして：Introduction

引継ぎなどでまずは挨拶をしたいという時、「初めまして」というメールを送ることもありますよね。
学校英語で「初めまして」は「Nice to meet you.」だと習った方も多いかもしれませんが、「meet」は実際に顔を合わせて合った時に使う単語です。

そのため、「初めまして、山田太郎です」と言いたい時は、「Introduction」を使います。

Introduction – Taro Yamada
初めまして、山田太郎です

Introduction – Hanako Tanaka in Sales Department
初めまして、営業部の山田太郎です

②宛名

上司・取引先

それでは、いよいよメールの本文を書き始めましょう。メールの本文は基本的に宛名からスタートします。

テンプレートで示した「Dear Mr. /Ms.～」は、最も一般的かつ丁寧な表現です。

日本のビジネスメールだと、（◯◯カンパニー営業部◯◯様）などと社名や所属を添えますが、英語では以下のように、「Dear＋名字」のみが最も丁寧な表現になります。

Dear Mr. Timmons,
Dear Ms. Green,

相手が男性の場合は「Mr.」、女性の場合は「Ms.」を使いましょう。女性の場合、未婚であっても既婚であっても「Ms.」を使うのがマナーです。

ただ、相手の性別が分からない場合もありますよね。
もし、相手の性別が分からなくても、役職が分かっている時は、役職に「Dear」をつけることもできます。

Dear Sales Maneger,
営業部長様

Dear Director of HR
人事部長様

そして性別も役職も分からない場合は、「ご担当者様」という意味で以下のような表現を使います。

Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,

親しい同僚

同僚に対するカジュアルなビジネスメールの場合、「Dear Mr. Timmons,」のようなよそよそしい宛名はかえって失礼に受け取られることもあります。

近しい同僚に対しては、以下のような宛名を使います。

Hi James,
Hello Hames,
James,

このように、社外の人や目上の人と、親しい同僚相手の宛名を使い分けることで、ビジネスメールでのコミュニケーションをスムーズに進めることができます。

③書き出し

それでは、メールの本文を書き始めましょう。
英語のビジネスメールの書き出しは、初めてメールをする相手なら自己紹介、そうでない場合は、お礼か、メールを書く目的から始めます。

自己紹介

ここでは、主に社外の取引先相手に初めてメールをする場合の自己紹介について解説します。
親しい同僚相手や、すでにやりとりをしている相手なら、自己紹介は必要ありません。

社名を添えて自己紹介したい時は以下のような表現を使います。
My name is Taro Yamada and I’m from Gabby Corporation.
ギャビー社の山田太郎と申します

また、役職と社名を併記する時は、以下のような表現を使います。

My name is Taro Yamada. I am a sales manager at Gabby Corporation.
山田太郎と申します。ギャビー社で営業部長をしております

I am Taro Yamada from Gabby Corporation in charge of the Marketing Department.
ギャビー社でマーケティングを担当している山田太郎です

「〜を担当している」という意味の熟語「in charge of～」をぜひ覚えておきましょう。

お礼

面識のある相手に対するビジネスメールの書き出しは、お礼の言葉で始めると無難です。

Thank you very much for your reply.
お返事ありがとうございました

I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきありがとうございました。

感謝の言葉を伝える言葉として覚えておきたいのが「appreciate（感謝する）」です。
Thank youを使っても問題はないのですが、appreciateの方が、より丁寧で改まった態度を伝えることができます。

そのほかには、以下のような書き出しで始めると良いでしょう。

Thank you very much for visiting our office.
ご訪問いただきありがとうございました。

I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくださりありがとうございました。

目的・用件

日本のビジネスメールでは、背景をまず説明した上で、最後に目的を伝える傾向にありますよね。
しかし、英語のビジネスメールで目的を後回しにすると、最後まできちんと読んでもらえない可能性が高くなります。

英語のビジネスメールでは、以下のような表現を使って、単刀直入に目的や用件を伝えましょう。

目的を伝えるフレーズ

まずは、目的を伝えるフレーズをいくつかご紹介します。 I am writing to ask you to send us the catalog of your product. 貴社製品カタログのご送付をお願いしたく、ご連絡させて頂きました

The reason I am writing this email to you is because I would like to know your availability for next month to set up a meeting.
ミーティングを設定するために来月のご予定を伺いたく、ご連絡させていただきました

The purpose of this e-mail is to ask some questions about your service.
貴社のサービスについていくつか質問をしたく、メールさせていただきました

メールを書いている目的を説明する文なので、「reason（理由）」や「目的（purpose）」という単語を使うと良いでしょう。
そして「I am writing…（～という目的でこのメールを書いています）」という表現も定番なので、ぜひおさえておいてください。

良いニュース・悪いニュースを伝えるフレーズ

ビジネスメールの「お知らせ」には、良いニュースと悪いニュースがありえますよね。

良いニュースを伝える時は、以下のような表現を使います。

We are happy to inform you that we have launched a new office in Tokyo.
私たちが東京で新しいオフィスを立ち上げたことをお知らせいたします

We are pleased to inform you that we will accept your offer.
貴社のオファーを採用することをお知らせいたします

一方、悪いニュースを伝える時は、以下のような表現になります。

We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
申し訳ないのですが、ご注文の製品は在庫がございません

Unfortunately, we will need to put this deal on hold.
残念ですが、この案件は保留せざるを得ません

お願いをする

お願いをする時は、できるだけ丁寧な表現を使いましょう。
「Can you～？」や「Will you〜？」といったカジュアルな表現は避けましょう。
「Could you〜？」や「Would you～？」といった表現を使ってもよいのですが、以下のようなフレーズを覚えておきましょう。

I would be grateful if you could reply to me by Monday.
月曜日までに返信をいただけますと幸いです

I would appreciate it if you would send the documents as soon as possible.
できるだけ早く当該書類を送っていただけると助かります

「感謝する」という意味の動詞「appreciate」や、「感謝している」状態を表す形容詞「grateful」を使うと、「～していただけるとありがたいです」と、とても丁寧に頼みごとをすることができます。

問い合わせをする

英語のビジネスメールで問い合わせをする場合、シンプルに「ask」を使って問題ありません。
また、件名のセクションで紹介した「inquiry」の動詞形「inquire」を使うこともよくあります。
ちなみに「inquire」はアメリカ英語であり、イギリス英語では「enquire」となります。

具体的な問い合わせの文は以下のようになります。

I am writing to ask about the changes you made in the last document.
前回の書類でご変更頂いた点についてお尋ねしたく

I am writing to inquire about your new model.
貴社製品の新しいモデルについてお問い合わせします

メールを書いている目的を表すフレーズとして紹介した「I am writing to～」が活躍します。
そのほかには、以下のような表現があります。

I would like some information about your service.
貴社のサービスについて情報をいただきたいと思っております

問い合わせをする際にとても役立つ表現です。

確認をする

英語のビジネスメールで「確認させてください」という時は、件名のセクションで紹介した「Confirmation」の動詞形「confirm（確認する）」を使います。

会議のスケジュールの日程について確認する時は、以下のような表現になります。
今回は、
オンラインミーティングのケースを例として挙げます。

This email is to confirm the date of the next month’s on-line meeting. Below are the details:

Date: Novenber 30, 2023
Time: 2 p.m. JST
Location: On Zoom

I’ll send you the URL for our online meeting.

来月のオンラインミーティングの日程を確認したくメールしております。詳細は以下の通りです。

日付：2023年11月30日
時間：日本時間午後1時
場所：Zoomにて実施

ミーティングのURLをお送りいたします。

お詫びをする

メール本文でお詫びをするときには「sorry」を使っても構いませんが、「sorry」を使うと軽い印象になります。 そのため、「sorry」の前に強調する副詞を置くのが無難です。

個人として謝罪する時は「I」、会社として謝罪する時は「We」を使います。

I am very sorry for your inconvenience.
ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません

We are terribly sorry that we could not meet your demands.
ご希望に添えず大変申し訳ありません

また、深く陳謝する時は、「apologize」を使うと無難です。

We would like to apologize for any inconvenience caused by this delay.
今回の遅れによりご迷惑をおかけしたことをお詫びいたします

We deeply apologize that our mismanagement has caused you such trouble.
弊社の不手際によりトラブルを起こしてしまったことをおわび申し上げます

苦情を伝える

英語のビジネスメールで苦情を伝える時は、まず「問題がある」ことを丁寧に伝えましょう。
必要以上に文が長くなると、ネチネチとした印象を先方に与えてしまいます。

最もシンプルな表現は「complain（クレームを言う）」をつかったフレーズです。
英語で「claim」は「主張する」という意味なので、間違えないようにしましょう。

I am writing this email to complain about your service.
貴社のサービスに不満があってメール差し上げました

ただ、これは少し強い言い方なので、基本的にはもう少し婉曲的な言い方がおすすめです。

I am afraid to say that the products do not work properly.
残念ながら貴社の製品はうまく作動しません

We regret to inform you that your payment is considerably overdue.
遺憾ながらお支払いが大幅に遅れています

不満があることを伝えたら、次は丁寧に解決を依頼するのがポイントです。以下のようなフレーズを参考にしてください。

I would appreciate it if you send a replacement immediately.
至急、代替品を送っていただけると助かります

We would be grateful if you could make a refund of our order.
返金していただけるとありがたいです

頼みごとをするときに使った「appreciate」や「grateful」が役立ちます。

ちなみに、末尾に「よろしくお願いします」の和訳として使われる「Thank you for your cooperation.」と付け加えたくなる人もいるかもしれません。
しかしこの表現は、相手が依頼に従うことを当然と考えているようなニュアンスがあるため、避けた方が無難です。

⑤締めくくり

英語のビジネスメールは、感謝の言葉や相手を気遣う言葉で締めくくりましょう。

I appreciate your support.
ご助力いただきありがとうございます

Please keep yourself warm.
寒くなってきたので風邪などお気を付けください。

また、以下のようなフレーズもよく使います。

If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
何か不明な点がございましたら、いつでもご連絡ください

I look forward to hearing from you.
ご連絡をお待ちしております

⑥結びの言葉

日本語のビジネスメールで「敬具」と結ぶ人はあまりいないでしょうが、英語のビジネスメールでは結びの言葉（結辞）が不可欠です。

フォーマルな結びの言葉

フォーマルな結びの言葉として最も一般的なのは、「Best Regards, 」という表現です。
そのほか、以下のような表現も使えます。

Yours Sincerely,
Sincerely,

また、「Best Regards, 」の変形としては以下のような表現が挙げられます。

With best regards,
With kindest regards,
Kind regards,
Thank you and Best regards,

カジュアルな結びの言葉

宛名と同じく、同僚へのカジュアルなビジネスメールでは、堅すぎる結びの言葉はかえってよそよそしい印象を与えてしまいます。

カジュアルな結びの言葉としては、以下のようなものがあります。

See you,
See you later,
Later,
Talk to you soon,
Take care,

⑦差出人名

メールの末尾には、差出人名などを書きます。これは日本語のビジネスメールでも変わりませんよね。

ただし、まず個人名を先に書き、役職・部署名と続くなど、日本語とは順番が逆になる部分もあるので注意しましょう。

Hiroshi Tanaka (Mr.)　個人名
Sales manager　役職
Overseas Sales Department　部署
Gabby Corporation　社名
123-45, Shinjuku, Tokyo, Japan, 160-0000　会社住所
t.yamada@mail.com　メールアドレス
+81(0)3-1234-5678　会社電話番号
URL：https://…　会社ホームページアドレス

まとめ

英語のビジネスメールでおさえておきたいポイントをまとめると、以下のようになります。

●要件を明確にする
●端的にまとめる
●丁寧な表現を心がける

一文は短く、シンプルな語彙を使いましょう。基本的には中学レベルの語彙と文法を使えていれば大丈夫です。
また、最後まできちんと読んでもらうためにも、本文はなるべく短くまとめましょう。

ただし、英語においても、ビジネスシーンでは丁寧な表現を使うことも重要です。

例えば頼みごとをするときは、「Can you～？」「Will you～？」といった表現は子供っぽく失礼に当たります。
必ず「Could you～？」「Would you～？」といった丁寧な表現を使いましょう。

「apologize（お詫びする）」や「appreciate（感謝する）」といった語彙も使いこなせるようにしておきたいものです。

英語でメールを書くことを怖がってビジネスチャンスをふいにするのはもったいないことです。
ぜひこの記事を足がかりに、グローバルな世界に挑戦してください。