海外の取引先や支店とのやり取りが必要だったり、外国籍の社員が在籍しているという場合には、避けて通れないのが英語でのビジネスメールではないでしょうか？

日本語であれば簡単に書けるちょっとしたメールも、英語だと「何て書けば相手に失礼にあたらないんだろう？」などと頭を悩ませるものですよね。

ですが、実は英語でのビジネスメールは、使われるフォーマットや単語がある程度定められています。そのルールに従ったりフォーマットを使えば、誰でも素早く簡単にビジネスメールを作成することができますよ。

さて、本日はそんな悩めるビジネスパーソン必読。これさえおさえてけば、英語でのビジネスメール作成にももう悩む必要はありません。
書き出しや内容に困ったら、何度でもこのブログを参照しましょう。

依頼をする際のビジネス英語メールの書き方のコツ

人に何かを依頼するメールを書くときは、自分のメッセージをしっかりと理解してもらうようにする必要があります。
以下では、そのコツやポイントについて解説していきます。

1. 要件を明確にする

これは、どんなコミュニケーションにも当てはまるルールですが、ビジネスメールでは特に重要です。
文章は長すぎず、語彙はシンプルでわかりやすく、あまり凝った表現は必要ありません。文法やスペルのチェックも忘れずに行いましょう。

2. 端的にまとめる

読み手の注意を引くために、メールはできるだけ短くまとめたいものです。
つまり、1つのメールに対して1つのメイントピックについて記載するように心がけましょう。読み手に関係のないことや不必要なことを記載しないようにしましょう。

3. 丁寧な表現を心がける

英語であっても、ビジネスメールでは丁寧な口調や構成を使うことは欠かせません。
場合によっては、よりカジュアルな表現を使ってもよい相手（例えば、親しい同僚）にメールを送ることもありますが、初対面のクライアントなど、カジュアルな表現が適切でない場合もあります。カジュアルなメールでもフォーマルなメールでも、常に丁寧な口調を心がけましょう。

ビジネス英語のメール構成

ビジネスメールは一般的に、明確で短く、丁寧であるべきだということはお分かりいただけたでしょう。
では、そのようなメールを書くにはどうしたらよいのでしょうか。
一つの方法は、RAP (Reference, Action, Polite close) のフレームワークに従うことです。 このモデルは、何かを依頼するメールを書くのに特に最適で、丁寧な挨拶でメールを始めたら、RAPに従ってビジネスメールをメールヘッダ (Reference) 、本文 (Action) 、結び (Polite close) の3つのパートに分けます。

次のセクションでは、それぞれのセクションで使えるフレーズをいくつか紹介します。

英語ビジネスメールに役立つフレーズ一覧

ここでは、ビジネスメールの各セクションの冒頭に使える、一般的なフレーズをご紹介します。フォーマルなものからカジュアルなものまで取り揃えていますので、ぜひ参考にしてください。

最後に、これらのポイントを網羅した例文を見ていきましょう。

英語ビジネスメールは難しくない

いかがでしたか？
上記のガイドラインに沿って練習すれば、ビジネスメールを書くのは思っていたより簡単だということがお分かりいただけるはずです。

Gabby Academyでは、英語ビジネススキルはもちろんのこと、英語ネイティブが日常的に使うフレーズや単語を脳科学的アプローチに基づくトレーニングで自然に習得し、英語ネイティブコーチ伴走のもとそれらを自然に使いこなせるようにしていきます。

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