1から英語でメールを書き始めるとき、本文冒頭をどう書き始めるか悩んだことはありませんか？

英語メールの書き出しや冒頭文は”Opening line”と呼ばれ、決まりきった定型フレーズがあります。こうしたフレーズを覚えておけば、英文メールの書き出しで悩むこともなくなりますよ。

そこで本記事では、そのまま使える英語メールの冒頭で使える定型フレーズを紹介します。

英語ビジネスメールの件名

英語でビジネスメールを書く場合、件名はシンプルに用件が分かるようにしましょう。

シンプルにといっても、「Request（お願い）」や「Inquiry（問い合わせ）」のようにシンプルすぎると、他のメールに埋もれてしまい、読んでもらえない可能性もあります。

件名は、以下のようなものが望ましいです。具体的な日付や製品番号などを記載するのがポイントです。

Schedule Confirmation for Meeting on July 16th
7月16日の会議スケジュールの確認

Inquiry Regarding Invoice from Last Month
先月の請求書に関するお問い合わせ

Request for Product Information -product number xxx
製品情報の請求

Invitation to Annual Conference
月例会議へのご招待

Notice of Company Relocation
会社移転のお知らせ

Thank You for Your Visit on May 18th
5月18日はご訪問いただきありがとうございます

件名の場合、前置詞・冠詞以外の単語は大文字で始めるのが一般的です。

ただし、「URGENT REQUST FOR YOUR INVOICE（請求書に関する緊急のお問い合わせ」のようにすべてを大文字で書いてしまうのは避けましょう。

スパムメールと誤解されてしまう可能性もありますし、読む側に威圧的な印象を与えてしまいます。

英語ビジネスメールの件名によく使う単語の例を以下にまとめるのでおさえておいてください。

Confirmation	確認
Inquiry	お問い合わせ
Request	請求、お願い
Notice, Notification	お知らせ
Regarding	～について

日本語のビジネスメールの件名には「～について」というものも多いですが、英語ビジネスメールを「About…」から始めることはまずありません。

「Inquiry about…」などという表現ならOKですが、ビジネス英語ではフォーマルな「（Inquiry, Request）Regarding…」という表現を使いこなせるようにしておきましょう。

英語ビジネスメールの宛名

英語ビジネスメールの本文は、まず宛名から始めます。以下の例を参考にしてください。

Dear Mr. Brown,
ブラウン様（男性）へ

Dear Ms. White,
ホワイト様（女性）へ

Dear Customer Service,
カスタマーサービス御中

Dear Sales Directer,
販売部部長殿

To whom it may concern,
ご担当者様、関係者各位

丁寧なメールの場合は、「Dear」「敬称（Mr./Ms.）」「名字」「コンマ」を書くのが無難です。
ただ、よく知っている親しい間柄の場合は、「Hi Mike, 」「Smith, 」のような書きだしても問題ありません。

担当者の氏名も役職も分からない場合は、「To whom it may concern」という表現が便利です。

自己紹介

宛名の後には、簡単な自己紹介をしましょう。

My name is Taro Yamada and I work at Gabby Corporation.
ギャビー社の山田太郎と申します。

I’m Hanako Suzuki and I’m responsible for marketing at ABC company.
鈴木花子です。ABC社でマーケティングを担当しています。

My name is Hiroshi Tanaka, a colleague of Yamada at Gabby Corporation.
ギャビー社の山田の同僚、田中ひろしです。

自己紹介の際は、社名を添えて名前を名乗ります。部署名や役職名なども書き添えると、相手にとって読みやすいメールになります。

書き出しでは目的を端的に伝える

宛名と自己紹介を書いたら、いよいよ本文です。

日本のビジネスメールによくある「前置き」や「時候の挨拶」などは英語ビジネスメールでは不要です。
用件は何なのか率直に切り出しましょう。

メールを書く際の書き出しは、パターン別に次のようなものがあります。

目的を伝える

「このメールの目的は～です」と伝えたい時は、「I’m writing to～」や「The purpose of this email…」という表現を使います。 I am writing to inquire about your new product (product number xxx). 御社の新製品（製品番号 xxx）についてお問合せしたくご連絡差し上げました。 The purpose of this email is to confirm the meeting schedule on July 16th 7月16日の会議の日程について確認させていただきたくご連絡差し上げました。

用件を伝える際に使えるフレーズとしては、ほかに以下のようなものがあります。

I’m emailing you to …
～のためにメールしています

I am contacting you regarding…
～に関して連絡しています

I’m getting in touch to…
～のために連絡しています

I wanted to touch base with you to…
～のために連絡しています

確認・フォローアップをする

確認やフォローアップを目的としたメールの書き出しとしては、以下のようなフレーズが使えます。

I wanted to follow up with you…
～についてフォローアップします

Let me confirm with you about…
～について確認させてください

I’m checking to see if…
～について確認させてください

This is just a friendly reminder that…
～についてリマインドします

I’m writing to remind you about…
～についてリマインドします

具体的には、以下のように使います。

Let me confirm with you about the meeting schedule for next week.
来週のミーティングのスケジュールについて確認させてください。

I’m writing to remind you about the necessary documents for the application.
申請に必要な書類について確認のご連絡です。

依頼をする

依頼をするメールの書き出しとしては、以下のような表現が使えます。

I was wondering if…
～してくれますか

I am writing to request…
～を依頼したくメールしています

具体的には、以下のように使います。

I was wondering if you could provide an update on the project status.
プロジェクトの進捗について教えていただきたいのですが。

I am writing to request your assistance with the upcoming presentation.
今度のプレゼンのサポートをお願いしたいのですが。

依頼をする時は「Please support…」などと言いたくなってしまうかもしれませんが、「Please＋命令文」は必ずしも丁寧な言い方ではなく、ビジネスの場にあまりふさわしくありません。

「I was wondering if…」などの表現を使いこなせるようにしましょう。

お礼を伝える

お礼のメールの時は、まず感謝の気持ちを伝えましょう。

Thank you for ordering our products.
弊社製品をご注文いただきありがとうございました。

I appreciate your quick response.
迅速なお返事ありがとうございます。

お礼の気持ちを伝える時は「Thank you～.」を使って構わないのですが、「I appreciate（感謝します）」を使うと、よりフォーマルにお礼の気持ちを伝えることができます。

良いニュース・悪いニュースを伝える

また、メールの用件として、よいニュースを伝えたり、おわびや悪いニュースを伝えたりすることもあるかと思います。

We are pleased to inform you that we are adopting your proposal.
貴社の提案を採用することをお知らせいたします。

We are happy to inform you that the pending issues have been resolved.
懸案事項が解決しましたのでお知らせいたします。

We apologize for the delay in delivery.
納期が遅れまして大変申し訳ございません。

We are very sorry for the inconvenience, but the product you have ordered is out of stock.
大変申し訳ありませんが、ご注文いただいた製品はあいにく在庫を切らしております。

I regret to inform you that we are rejecting your proposal.
大変申し訳ありませんが、御社の提案を棄却いたします。

悪いニュースを伝える時やおわびの気持ちを伝える時は、「apologize（謝罪する）」や「regret to…（残念ながら）」などのフレーズを使って、誠意ある態度を示しましょう。

「sorry」を使う際は、必ず「very」などの強調表現を添えましょう。

情報を知らせる表現としては、他に以下のようなものがあります。

This is to inform you that…
～をお知らせします

I wanted to let you know…
～をお知らせします

書き出しの後は何を書く？

ここまで、英語メールの書き出しについて、何を書けばいいか紹介しました。
それでは、英語メール全体としては、何を書けばよいのでしょう。

ここでは、英語メール全体のテンプレートを2つ紹介します。
英語メールを書く際にそのまま使えるので役立ててください。

Hello [Name],

We are happy to inform you about our annual spring sale, which will take place from April 10 to April 30. During this period, you can enjoy maximum 30% off on clothing, shoes, and accessories.
(毎年恒例、4月10日から4月30日までのスプリング・セールのお知らせです。期間中、ウェア、シューズ、アクセサリーが最大30％OFFとなります。)

If you complete the attached survey, you will receive a voucher for additional discounts. Your feedback will help us better understand the products you prefer.
(添付のアンケートにお答えいただくと、クーポンを贈呈します。お客様のご意見をお聞かせいただくことで、お客様のお好みの商品をより深く理解することができます。)

If you have any questions about the sale, please don’t hesitate to contact our customer service department at southeastcustomerservice@email.com.
（セールに関するご質問は、ご遠慮なくカスタマーサービスまでお問い合わせください。）

Thank you,
[Your Name]


1件目は、お客様に充てたメールです。
このメールでは、「We are happy to inform you about…」と、良いニュースを伝える書き出しが使われていますね。


Hello [Name],

I wanted to follow up with you regarding [specific task or topic] that we discussed in the meeting on April 2nd.
(4月2日のミーティング内でお話しした○○の件について、フォローアップしたく連絡をしました。)

Could you please provide an update on this matter at your earliest convenience? If there are any questions or concerns, feel free to let me know.
(ご都合がよろしいときに、この件に関する最新情報をお知らせいただけないでしょうか。ご質問やご不明な点がありましたら、遠慮なくお知らせください。)

Thank you very much for your attention to this matter.
(ご配慮のほどよろしくお願いいたします。)

Best Regards,
[Your Name]

このメールでは、「I wanted to follow up with you regarding…」という書き出しが使われています。
用件を端的に伝えていることと、「regarding（〜について）」という表現が使われていることに注目してもらえればと思います。

メールの書き出しは意外と簡単

いかがでしたか？
フレーズを知ってさえいれば英語のメールの書き出しに悩むこともなくなりますね。

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