ビジネスシーンでは、毎日たくさんのメールがやりとりされています。
自分が送ったメールを確実に読んでもらうためには、簡潔でありながらメールの用件が一目で分かる件名を付けることが大切です。

この記事では、英語でビジネスメールを送る際、書き添える件名について心がけるべき点・注意すべき点を解説します。
実際に使えるフレーズも紹介するので、英語でビジネスメールを書く時に、件名に何を書けばいいか悩んでいる方はぜひ参考にしてください。

英語メールの件名を書く時に心がけること

英語でビジネスメールの件名を書く時には、一目見ればある程度内容が分かるようにしましょう。

そもそもビジネスメールの件名の役割は、用件を相手に伝えることにあります。
内容を端的に表した適切な件名が添えられていると、もらった側もメールの管理がしやすく、業務の効率化につながるという利点もあります。

英語でビジネスメールを受信する人は、件名を見て重要度や緊急性を判断し、メールを開く優先順位を決めている場合があります。
そうすると、せっかくメールを送っても、件名が分かりづらいという理由で、読むのを忘れられたり、そもそも読んでもらえないという危険があるのです。

ちなみに、用件は1通のメールにつき1つにしぼることが望ましいです。
複数の用件がある場合は、別の件名でメールを複数に分けて送るほうがよいでしょう。

英語メールの件名を書く時の注意点

前のセクションで述べた通り、英語メールの件名は、一目で内容が分かるように端的かつ適切にまとめるのが重要です。

例えば、以下のようなフレーズが挙げられます。

●Inquiry about the Invoice #1234　請求書番号1234に関するお問い合わせ
●Request for a Catalogue Your New Product　新製品のカタログ請求
●Notification of Monday Meeting　月曜日のミーティングのお知らせ

注意すべき点を具体的に見ていきましょう。

単語の頭文字はすべて大文字にする

英文は基本的に文頭の文字だけを大文字にしますが、「題名」については、単語の頭文字を大文字にする文化があります。
英語メールの件名も、語頭を大文字にすると、「タイトル」であることが一目でわかります。

ただし、上記の例「Inquiry about the Invoice #1234」で、「about」と「the」の語頭が小文字であることに注目してください。
【前置詞】と【冠詞】は内容的にあまり重要でないため、語頭を大文字にすると不自然になります。

また、ビジネスメールの件名にはあまり使われませんが、「and」や「or」などの【接続詞】も語頭を大文字にしないので注意しましょう。

簡潔すぎる件名は避ける

英語メールの件名は端的に用件を伝えるべきであると解説しましたが、あまりにも簡潔な件名は避けましょう。

例えば、以下のような件名はNGです。
●Notice　お知らせ
●Quotation　見積もり
●Appointment　約束

このような件名は、何についてのお知らせなのか、何の見積もりなのか具体性を欠いているため、スパムメールと間違えられて、そもそも読んでもらえない可能性があります。

英語メールの件名は簡潔であることが理想ですが、ある程度具体性を持たせることも必要です。

すべて大文字で書くことは避ける

ある程度英語に慣れている人なら、「強調する」時に「全文を大文字で書く」文化を知っているかもしれませんね。

何度催促をしても返事をくれない相手に、「絶対に返事が欲しい」という意図で、全文を大文字で書いてしまいたくなるかもしれません。

しかし、以下のような表現は避けた方が無難です。

●CALL ME NOW　すぐに電話をください
●URGENT: REQUEST FOR YOUR CONFIRMATION　至急確認のお願い

このような表現は、スパムメールと間違えられやすいだけでなく、威圧的な印象があるため、相手に不快感を与えます。

ただ、緊急性の高いメールというのは少なからず存在しますよね。

そういった場合は、以下のようなテクニックが使えます。

●Urgent: Final reminder to file quarterly team reports
至急：四半期のチームの報告書提出について。

●Sales Agreement Draft Check Required before October 19, 2021
10月9日までに売買契約書のチェックをしてください。

語頭に「Urgent:（緊急）」と書き添えることで、相手に緊急性を伝えることができます。
また、「具体的な日程」はビジネスメールの件名の中でも目立ちますし、相手にとっても日程管理に役立つのでおすすめです。

英語メールを書く時に使えるフレーズ集

英語ビジネスメールを書く際の件名でよく使うフレーズは以下の通りです。

●Order for～（注文）
●Request for～（請求、お願い）
●Estimate・Quotation（見積り）
●Inquiry about～・Question about～（問い合わせ）
●Confirmation of～（確認）
●Notification of～（お知らせ）
●Invitation to～（招待）
●Apology（おわび）

「Request」は「Request for〜」以外に「Phone Call Request（電話対応のお願い）」などのようにも使えます。
また、上記の表現を組み合わせて「Request for Estimate（見積りのお願い）」「Order Confirmation on No. A-999（製品番号999の注文に関する確認）」といった使い方も可能です。

また、感謝を伝えるメールの場合、「Thank You for Your Visit on November 2nd（11月2日弊社来訪の御礼）」などといった件名も使えます。
英語メールの件名について具体的なフレーズを知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。

まとめ：英語メールの件名は相手への気遣い

英語ビジネスメールの件名は、相手にメールの用件を伝える大切なものです。
件名を見れば内容がある程度分かるように工夫することで、メールを読んでもらいやすくなります。
また、分かりやすい件名は、受け取った人にとっても、日程などの管理がしやすく、業務の効率化がはかれる嬉しいものです。

最近はSNSなどさまざまなコミュニケーションツールがあり、メッセージに「件名」をつけることに慣れていない人も多いと思います。
しかし、ビジネスメールにおいては、きちんと件名を明記するのがマナーです。

丁寧かつ的確なビジネスメールをやり取りすることで、相手に時間的・精神的負担をかけず、円滑にビジネスコミュニケーションを進めることができるでしょう。