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自分が送ったメールを確実に読んでもらうためには、簡潔でありながらメールの用件が一目で分かる件名を付けることが大切です。
この記事では、英語でビジネスメールを送る際、書き添える件名について心がけるべき点・注意すべき点を解説します。
実際に使えるフレーズも紹介するので、英語でビジネスメールを書く時に、件名に何を書けばいいか悩んでいる方はぜひ参考にしてください。
英語メールの件名を書く時に心がけること
英語でビジネスメールの件名を書く時には、一目見ればある程度の内容が分かるようにしましょう。
そもそも件名の役割は、用件を相手に伝えることにあります。
内容を端的に表した適切な件名が添えられていると、受信者もメールの管理がしやすく、業務の効率化につながるという利点もあります。
英語でビジネスメールを受信する人は、件名を見て重要度や緊急性を判断し、メールを開く優先順位を決めている場合があります。
そうすると、せっかくメールを送っても件名が分かりづらいという理由で、読むのを忘れられたり、そもそも読んでもらえないということにもなりかねません。
また、用件は1通のメールにつき1つにしぼることが望ましいです。
複数の用件がある場合は、別の件名でメールを複数に分けて送るほうがよいでしょう。
英語メールの件名を書く時の注意点
前述の通り、英語メールの件名は一目で内容が分かるように端的かつ適切にまとめるのが重要です。例えば、以下のような件名が挙げられます。
Request for a Catalogue Your New Product（新製品のカタログ請求）
Notification of Monday Meeting（月曜日のミーティングのお知らせ）
注意すべき点を具体的に見ていきましょう。
単語の頭文字はすべて大文字にする
英文は基本的に文頭だけを大文字にしますが、「題名」については、単語の頭文字を大文字にする暗黙のルールがあります。
そして英語メールの件名も、語頭を大文字にすると「タイトル」であることが一目でわかります。
ただし、上記の例「Inquiry about the Invoice #1234」で、「about」と「the」の語頭が小文字であることに注目してください。前置詞と冠詞は内容的にあまり重要でないため、語頭を大文字にすることはしません。
また、ビジネスメールの件名にはあまり使われませんが、「and」や「or」などの接続詞も語頭を大文字にしないので注意しましょう。
簡潔すぎる件名は避ける
英語メールの件名は端的に用件を伝えるべきであると解説しましたが、あまりにも簡潔な件名は避けましょう。例えば、以下のような件名はNGです。
Quotation（見積もり）
Appointment（約束）
このような件名は何についてのお知らせなのかや何の見積もりなのか具体性を欠いているため、メーラー側でスパムメールに自動で振り分けられたり、読んでもらえない可能性があります。
英語メールの件名は簡潔であることが理想である一方、ある程度具体性を持たせることも必要です。
すべて大文字で書くことは避ける
重要な内容を強調する時に「文を大文字で書く」というルールをご存知の方もいるでしょう。
例えば、何度催促をしても返事をくれない相手に対して「返事が欲しい」という意図で、文を大文字で書いてしまいたくなるかもしれません。
しかし、以下のような表現方法は避けた方が無難です。
URGENT: REQUEST FOR YOUR CONFIRMATION（至急確認のお願い）
このような表現は威圧的な印象を受信者に与えてしまうほか、相手に不快感を与えかねないので、よほどのことがない限り避けましょう。
そうはいっても、緊急性の高いメールというのは少なからず存在しますよね。そういった場合は、以下のようなテクニックが使えます。
至急：四半期のチームの報告書提出について
[ACTION REQUIRED] Please submit invoice by today
[対応依頼] 今日中にインボイスを提出してください
Sales Agreement Draft Check Required before October 19, 2021
10月9日までに売買契約書のチェックをしてください
語頭に「Urgent（緊急）」や「Action Required（対応依頼）」と書き添えることで、相手に緊急性を伝えることができます。
また、「具体的な期限」はビジネスメールの件名の中でも目立ちますし、いつまでに対応してほしいということが伝わるのでおすすめです。
英語メールを書く時に使えるフレーズ集
英語ビジネスメールを書く際の件名でよく使うフレーズは以下の通りです。
Request for～（請求、お願い）
Estimate / Quotation（見積り）
Inquiry about～ / Question about～（問い合わせ）
Confirmation of～（確認）
Notification of～（お知らせ）
Invitation to～（招待）
Apology（おわび）
「Request」は「Request for〜」以外に「Phone Call Request（電話対応のお願い）」などのようにも使えます。
他にも「Request for Estimate（見積りのお願い）」「Order Confirmation on No. A-999（製品番号999の注文に関する確認）」という使い方も可能です。
また、感謝を伝えるメールの場合、「Thank You for Your Visit on November 2nd（11月2日弊社来訪の御礼）」などといった件名も使えます。
英語メールの件名について具体的なフレーズを知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
まとめ：英語メールの件名は相手への気遣い
英語ビジネスメールの件名は、相手にメールの用件を伝える大切なものです。
件名を見れば内容がある程度分かるように工夫することで、メールを読んでもらいやすくなります。
また、分かりやすい件名は、受け取った人にとっても、日程などの管理がしやすく、業務の効率化がはかれる嬉しいものです。
最近はSNSなどさまざまなコミュニケーションツールがあり、メッセージに「件名」をつけることに慣れていない人も多いと思います。
しかし、ビジネスメールにおいては、きちんと件名を明記するのがマナーです。
丁寧かつ的確なビジネスメールをやり取りすることで、相手に時間的・精神的負担をかけず、円滑にビジネスコミュニケーションを進めることができるでしょう。
